DocuWare Demo: Rechnungs-Eingang

DocuWare vereinfacht und digitalisiert Ihr Dokumentenmanagement und alle zugehörigen Prozesse. Beispielhaft stellen wir heute unseren Demo – Eingangsrechnungsprozess vor. Dieser soll Ihnen einen ersten kleinen Eindruck verschaffen, was mit DocuWare möglich ist und wie Sie mit Hilfe des Online-Dokumentenmanagements klare Strukturen und Abläufe in Ihrem Unternehmen schaffen, und damit viel Zeit und Kosten einsparen können.

Wie sieht Ihr aktueller Eingangsrechnungs-Workflow aus? Drucken Sie Rechnungen aus, um diese dann per interner Post an den zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe weiterzuleiten? Oder geschieht dies per E-Mail mit oder ohne Hinweisen auf dem Dokument selbst? Speichern Sie Ihre Rechnungen in einem Ordner auf Ihrem Server? Oder nutzen Sie viele verschiedene Systeme für jede einzelne Aufgabe? Wie finden Sie eine Rechnung wieder, wenn Sie die Rechnungsnummer nicht kennen, sondern beispielsweise nach einem bestimmten Artikel suchen?

Mit DocuWare wird Rechnungsverarbeitung ganz leicht. Zunächst können Rechnungen aus verschiedenen Quellen einfach und vollautomatisch in einem DocuWare Briefkorb abgelegt werden. Der Briefkorb ist dabei so etwas wie Ihr digitaler Posteingang. Dieser kann individuell für die jeweils zuständigen Mitarbeiter freigegeben werden. Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, können sowohl direkt aus einem vordefinierten Sammel-Postfach als auch manuell aus einer E-Mail heraus direkt in den DocuWare Briefkorb abgelegt werden. Papierrechnungen werden eingescannt und gelangen entweder direkt, oder durch das automatische Versenden über den Drucker an das Sammel-Postfach in den entsprechenden Briefkorb.

Ein Mitarbeiter der Buchhaltung kann nun beispielsweise die Rechnung dahingehend überprüfen, ob sie korrekt ausgestellt wurde. Diese Überprüfung kann auf Wunsch auch erst später im Workflow erfolgen. Durch das Intelligent Indexing werden Indexfelder beim Ablegen der Rechnung automatisch vorausgefüllt. Sollte ein Feld nicht erkannt oder fehlerhaft befüllt worden sein, lässt sich der Inhalt ganz einfach mit einem Klick korrigieren. Wird die Rechnung ins Archiv abgelegt, wird automatisch der vorkonfigurierte Workflow gestartet.

In unserem Demo-Beispiel wird die Rechnung zunächst an die Geschäftsführung zur Prüfung und Freigabe übergeben. Sie erhält eine Aufgabe zugewiesen, die drei mögliche Entscheidungen zulässt. Ist die Rechnung korrekt, so kann sie mit einem Klick freigegeben werden und erhält auf Wunsch einen entsprechenden Stempel direkt auf dem Dokument.

Die Rechnung wird anschließend der Buchhaltung zugewiesen. Diese kann nun überprüfen, ob und wenn ja auf welche Art die Rechnung noch bezahlt werden muss. Sofern sie noch nicht bezahlt wurde oder später überwiesen werden soll, kann die Aufgabe auf „Wiedervorlage“ gesetzt werden, und taucht dann zu einem vordefinierten späteren Zeitpunkt nochmals in den Aufgaben auf.

Ist die Rechnung fehlerhaft und muss korrigiert oder storniert werden, so kann die Geschäftsführung über die ihr zugewiesene Aufgabe automatisch eine E-Mail mit einer entsprechenden Information an den Lieferanten versenden. Der in das jeweilige Feld eingegebene Grund wird dabei direkt in den E-Mail Text übernommen. Der Prozess wartet anschließend, bis eine entsprechende Rechnungskorrektur bzw. eine Stornorechnung ins DocuWare Archiv abgelegt wird. Diese wird über einen Link mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft. Kommt nach einer frei wählbaren Anzahl von Tagen kein entsprechendes Dokument an, so erhält die Buchhaltung die Aufgabe, den Sachverhalt zu überprüfen und das Dokument gegebenenfalls nochmals anzufragen.

Gerne beraten wir Sie über die Möglichkeiten, die DocuWare ganz speziell für Ihr Unternehmen bieten kann. Sämtliche Prozesse und Workflows können individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Bereits die Digitalisierung bestehender Arbeitsabläufe kann eine enorme Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter darstellen und zudem die Fehleranfälligkeit innerhalb wiederkehrender Abläufe reduzieren. Als offizieller und zertifizierter DocuWare Partner übernehmen wir für Sie die komplette Einrichtung und Systempflege. Selbstverständlich können Sie DocuWare vorab 30 Tage kostenlos und unverbindlich in einer persönlichen Demo ausgiebig testen. Sprechen Sie uns gleich an und vereinbaren Ihre kostenlose DocuWare Demo-Präsentation.